При предоставлении транспортных услуг грузоотправитель является ответственным за подготовку груза к грузоперевозке, обеспечить безопасность передвижения и цельность груза в процессе отправки.

В Правилах Перевозок железнодорожным транспортом автотракторной техники прописаны правила подготовки и приема к грузоперевозке в универсальных и специально спроектированных вагонах автотракторной техники.

Грузоотправитель упаковывает все съемные комплектующие части и узлы, а также легкобьющиеся детали. При предоставлении транспортных услуг отправитель груза обязан указать в накладной к отправке полный перечень снятых комплектующих частей и узлов в соответствующей строке.

При грузоперевозке автотракторного оборудования с помощью отправительских маршрутов или вагонным составом комплектующие, разнообразные запчасти, узлы, транспортируются в крытых составах, универсальных контейнерах в специальной упаковке.

Грузоотправитель осуществляют грузоперевозку автотракторного оборудования в специально созданных вагонных составах. При этом демонтаж съемных комплектующих, узлов, защита бьющихся частей не является обязательным. При грузоперевозке автотранспортного оборудования с различной комплектацией в накладной прописывается список недостающих узлов, запчастей по каждой единице автотранспортных установок.

Отправитель груза перед отправкой закрывает двери кабин, кузовов и т.п. на замок, а также иногда, если потребуется, устанавливает дополнительные засовы.

На лобовое стекло кабины при грузовой перевозке  отправитель груза прикрепляет информационный лист, на котором перечисляется объем и разновидность используемого топлива, численность пломб, список снятых комплектующих частей, ящиков с запасными деталями и др.

При грузоперевозках масса топлива для автотранспортного оборудования грузоподъемностью не более 5 т не превосходит 10 л, грузоподъемностью более 5т достигает 15 л. Правила укомплектовки автотракторной техники к грузоперевозке подготавливаются компанией отправителем груза для каждого класса техники.

Дубликат правил подготовки автотранспортного оборудования к грузовой перевозке располагается на станции загрузки.

При осуществлении транспортных перевозок детали, имеющие способность двигаться, грузоотправитель должен зафиксировать любым способом, полностью исключить  возможность их перемещения.